رشد و پیشرفت یک مجموعه سبب رشد دپارتمان ها و افزایش اعضای آنها می شود که این موضوع سرآغازی برای تشکیل تیم و تعیین نقش افراد است. حال سوال اینجاست که مسئولیت افراد را به چه شکل تعیین و مدیریت کنیم.

زمانی پرسنل جدید  به سازمان اضافه میشود که حجم کارها بالا رفته یا کارهای جدیدی نیاز است تعریف شود. بنابراین فرد یا افرادی که در سازمان مشغول به کار هستند جزییات کار را به خوبی می دانند. راهکاری که من تا به امروز برای افراد جدیدی که به تیم اضافه شده اند از آن استفاده کرده ام به شرح زیر است.

• قبل از ورود فرد

1. نوشتن وظایفی که نیاز است فرد جدید انجام دهد
2. چک کردن تجهیزاتی که باید در اختیار او قرار گیرد
3. مشخص نمودن آموزش هایی که باید به او ارائه داد
4. اماده کردن گزارش هایی که باید در طول کار به شما ارائه دهد

• درزمان حضور در سازمان

• آشنا کردن او با سازمان و معرفی ایشان به هم تیمی های خود
• استخدام به مدت یک ماه آزمایشی برای بررسی عملکرد او
• توضیح نوع کار در بازه های زمانی با فاصله ی کم برای آگاهی کامل کار
• نظارت دقیق در روزهای اول
• پیگیری عملکرد بر اساس گزارشات ارسالی و توضیح کامل نسبت به نقص های او
• جلوگیری از ایجاد استرس و کمک در انجام فعالیت ها
• داشتن پارامترهای مشخص برای ارزیابی توانمندی

به عنوان مثال دو سال قبل که برای بار اول نیاز بود فرد جدیدی به تیم دو نفره ی پاسخگویی مجموعه اضافه شود پس از جلسه ی مصاحبه و قبل از حضور فرد جدید یک نسخه از قوانین شرکت و مواردی که می بایست رعایت کند را آماده کردم. میز و تجهیزات لازم یک روز قبل چک شدند ، شرح وظایفی را برای مشخص بودن فعالیتش  آماده کردم تا در زمان حضور آگاه به کاری که باید انجام دهد باشد. روز شروع به کار آموزش های مورد نیاز را به او تحویل دادم و در بازه های 30 تا 40 دقیقه ای برای اطمینان از درک کامل آموزش ها با او صحبت می کردم و توضیحاتی کوتاه میدادم. پس از دو سه روز که با روال کار آشنا شده بود اکسل هایی برای گزارشگیری و خروجی فعالیت هایش به او دادم تا بتوانم علاوه بر مشاهده ی عملکردش توانایی گزارش دهی او را نیز بررسی کنم. پارامترهایی که برای بررسی توانمندی آماده کرده بودم شامل موارد زیر بود.

• پر انرژی بودن
• توان انتقال صحیح کلام
• صبر و حوصله
• توان مدیریت صحبت با مشتری
• پرسیدن در مورد مواردی که آگاهی ندارد
• نظم فردی
• رعایت ضوابط شرکت
• اهل یادگیری بودن
• تلاش در اصلاح رفتار
• میل به رشد

این موارد با رشد و بزرگ شدن تیم به قالب بهتری تبدیل شد که در پستی دیگر توضیحات آن را می نویسم.