یکی از مواردی که در انجام کار تیمی سبب چالش برای افراد می شود، سهم فراموشیِ بخشی از کارها بدلیل افزایش و تعدد آن هاست. مینویسیم، یادداشت میگذاریم، در تقویم تیک میزنیم اماباز هم بخشی از کار فراموش می شود.
یکی از مواردی که مدتی پیش تجربه میکردم که البته سهم آن برایم بسیار ناچیز شده است، فراموش کردن پیگیری گزارش کارهایی بود که به همکاران خود میسپردم تا خروجی کار را بیاورند. پیرو همین موضوع سایرینی هم که مسئولیت بخشی از کار را به عهده داشتند، در گزارش گیری به موقع (البته به دلیل حجم بالای کار) خوب عمل نمی کردند و بخشی از کار در زمان مناسب تحویل داده نمیشد.
یک روز یکی از همکاران بدلیل خستگی ناشی از فراموشی بخشی از کارها و مشورت گرفتن برای رفع این مشکل با من در حال صحبت بود که چگونه می تواند این مسئله را حل کند.
بخشی از صحبت ما:
همکار: من مدت هاست که کارهام رو مینویسم روی کاغذ، روی وایت برد، توی دفتر اما باز هم قسمت هایی هست که در ارتباط با سایر همکارها از دستم خارج میشه. نمیدونم چرا اینطوری میشه.
من : طبق تجربه دیدم که نوشتارت مناسب و منظم نیست. همیشه کاغذهای مختلفی کنار خودت داری که سبب نامنظمی در پیگیری کارهات میشه. اولین نیازی که داری این هست که به شکل صحیح و یکپارچه، همه ی کارهات رو در یک سررسید یا یک داکیومنت بنویسی که دچار آشفتگی نشی.
نکته ی بعد اینکه زمان نوشتن کارها، اگر با فرد دیگری باید کار رو چک کنی حتما در نت برداریِ خودت بنویس که به چه نتیجه ای رسیدید و هر کس باید بابت اون موضوع چه اقدامی بکنه. اینطوری اگر مشکلی هم پیش بیاد میتونی دقیقا پیگیری کنی که دلیل چی بوده.
مورد بعد نوشتن تاریخ های پیگیری کارها با همکارهات هست. وقتی کاری رو به کسی میسپاری که باید برات نتیجه رو بیاره، اولین کاری که باید بکنی این هستش که اعلام کنی برای چه تاریخی میتونه بهت تحویل بده و همون تاریخ رو توی سررسیدت یاداشت کنی تا اگر طرف مقابل این مورد رو فراموش کرد، تو یادآوری کنی. بنابراین اگر از این مدل یادداشت ها داشته باشی، میتونی صبح هر روز، کارهایی که سایرین باید باهات چک کنند رو بهشون اطلاع بدی تا در اولین ساعتِ پیش رو، همه با هم هماهنگ بشید.
این مورد با توجه به صحبت هایی که کردیم به نتیجه رسید و سوال دیگه ای بوجود اومد:
همکار : من در ساعات کاری با افراد مختلف داخل شرکت کار می کنم، اما روزها یا ساعت هایی رو میبینم که برخورد خوبی از طرف مقابلم نمیگیرم و دچار تنش میشم در صورتیکه من فقط دارم کاری که باهم داشتیم رو پیگیری می کردم. نسبت به این مورد هم بعضی وقتا کلافه میشم.
من : یه نکته ای رو که باید در زمان کارِ تیمی و در ارتباط با همکارهات توجه کنی این هستش که شخصیت افراد رو در حد متوسط بشناسی، اینکه یک نفر در چه ساعاتی بهتر در کارهای تحلیلی میتونه بهت کمک کنه، چه ساعتی بهتر میشه جلسه گذاشت، راندمان در چه ساعتی برای طرف مقابلت بیشتر وجود داره و مواردی که فقط با توجه به گذر زمان، اون هم نه یک بازه ی طولانی، برای یک بازه ی 50 تا 60 روزه میشه متوجه شد رو پیدا کنی و نسبت به این شناخت با همکاهات کار کنی. این یکی از موارد مهمی هست که سبب میشه اثربخشی کارهایی هم که پیش میبری، بهتر بشه.این رو هم در نظر بگیر که یک روزهایی طرف مقابل انرژی همیشگیش رو نداره، تو باید بتونی با همین شناخت، این رو متوجه بشی و نوع کاری که داری رو کمی سبک تر پیش ببری یا با سوال در مورد اینکه، کِی راحتی این تسک رو تحویل بدی، انتخاب رو به عهده ی خودش بزاری.
از نکاتی هم که در مورد کار کردنت باید رعایت کنی این هستش که اگر روزهایی هست که حالِ روحیِ خوبی نداری یا به اصطلاح میزون نیستی، لطفا این مورد رو به همکارهات اعلام کن. قطعا نتیجه ی خیلی خوبی میگیری.
در ادامه، موضوعی که خیلی مهم بود و بهش اشاره کردم، شناخت نقاط حساسِ کار او، با توجه به مسئولیتی که داشت، بود. پرسیدم که تاحالا روی کاغذ نوشتی که از بین همه ی کارهایی که دارم، مهم ترین و حساس ترینشون کدوم هست؟ به اصطلاح این موارد رکن کارهای من هستند، باید چطوری بهشون رسیدگی کنم؟ فرض کن کارهای متعددی رو در طول روز یا هفته یا ماه باید به نتیجه برسونی اما اگر در این وسط یکی از کارهای اصلیت دچار مشکل بشه، اولین اتفاقی که میفته همه تورو مسئول میدونن بابت مشکلی که پیش اومده، چرا؟ چون باید بطور دائمی چک کنی کارت رو. بنابراین کارهای اساسیِ مربوط به حوزه ی خودت رو بنویس و برای هر کدوم بطور مشخص در هفته یک ساعت مشخص رو اختصاص بده برای رسیدگی بهشون. میتونی برای هر کدوم یک روز در هفته، ساعتی که باید بهش رسیدگی کنی و حتی مدت زمان رسیدگی رو هم مشخص کنی تا به اصطلاح چیزی از دستت در نره.
در انتها حاصل صحبت های دو نفره ای که داشتیم، نوشتن خلاصه ای بود که اینجا مینویسم :
- نحوه ی ثبت کارها و وظایف و نظم داشتن در آن، سبب جلوگیری از خطا می شود.
- کارهایی که باید با دیگران انجام شود و خروجی آن را به شما تحویل دهند، در وهله ی اول مشخص کنید که دقیقا چه چیزی را باید به شما تحویل دهند، سپس زمان تحویل را مشخص کنید و در نهایت آن تاریخ را برای پیگیری در سررسید خود بنویسید.
- کارهایی که با سایر همکاران دارید را در اول صبح با همه چک کنید تا هر فرد نسبت به ساعت تحویل بهتر عمل کند.
- شخصیت همکارهای خود را بشناسید. در چه ساعت یا شرایطی اگر کارها را باهم بررسی کنید بهتر نتیجه می گیرد و در چه ساعات یا روزهایی بهتر است که کار را به شکل سبک یا به انتخاب همکارتان پیش ببرید.
- روزهایی که از نظر روحی شرایط مناسبی ندارید را به همکارنتان اطلاع دهید، انجام این کار سبب همدلی و بهتر پیش رفتن کارها خواهد شد. (درک مقابل عاملی برای اثربخشی در کار تیمی می شود).
- نقاط اساسی کار محول شده به خود را بشناسید و به شکل کاملا تکراری و مداوم، روزها و ساعت هایی رابرای پیگیری آنها مشخص کنید تا کاملا به مسئولیت و کاری که انجام میدهید، اشراف داشته باشید.
فکر می کنم میشه به موارد فوق نکات دیگه ای رو هم اضافه کرد اما چون دوست داشتم حاصل یک جلسه ی همفکری رو بنویسم، چیزی رو بیشتر به اینجا اضافه نکردم و در حقیقت هدفم ثبت نتیجه گیری این صحبت دو نفرده بود.
امیدوارم که مفید واقع شده باشه براتون.
سلام حبیب عزیز
تجربه‌های آموزنده‌ای بود. حتما خلاصه‌شو یادداشت می‌کنم و سعی می‌کنم در تعامل تیمی حواسم بهشون باشه.
یه نکته‌ای هم که به ذهن من می‌رسه، و تو هم به نوعی بهش اشاره کردی، دیدن تفاوت آدمهاست؛ از جهت توانایی روی کارهای متنوع.
بعضی افراد می‌تونن همزمان دو یا سه یا چهار کار رو پیش ببرند – مثلا وقتی کارها وابسته افراد دیگه‌ست و مستقل نیست – و وقتی بازم کار جدیدی اومد سمت‌شون، بر اساس اولویت کارها، یه لحظه فکر کنن و شروع کنن روی مهم‌ترین کار متمرکز بشن.
ولی عده دیگه‌ای وقتی تعداد تسک‌هاشون زیاد میشه بازدهی‌شون افت محسوسی می‌کنه (شاید بشه گفت می‌خوان کارها رو واقعا موازی پیش ببرند، که خب می‌دونیم تمرکز ذهنی رو به شدت کم می‌کنه).
اگه بخوام جمع بندی کنم، یکی از چیزهایی که دقت می‌کنم موقع کار اینه که همکارم از کدوم دسته‌ست؟
اگه از دسته دومه، سعی می‌کنم در هر لحظه فقط یه کار دستش باشه و وقتی تحویل داد، کار دوم رو بهش بدم.
سلام محمدرضا. خوشحالم که به اینجا سر زدی.
دقیقا همینطور هست که میگی، سهم شناخت طرف مقابل عاملی هست که قبل از انجام کارها به کمکمون میاد.
نکته ی مهم دیگه ای هم که هست، سهم شناخت ما از خودمون هست، اینکه چه کارهایی میتونیم انجام بدیم و کارهایی که دیگران باید به ما تحویل بدن، باید چجوری باشه که مورد پذیرشمون قرار بگیره.